Ważne czy pilne oto jest pytanie (i dlaczego mózg robi nam psikusa…)
Dzień dobry wszystkim!
Chciałbym dzisiaj poruszyć temat, który często stanowi wyzwanie dla wielu ludzi – rozróżnienie pomiędzy sprawami ważnymi a sprawami pilnymi – jak się okazuje nie jest wcale takie proste.
Otóż bardzo często zdarza nam się załatwiać sprawy, które nie są istotne, podczas gdy to co najważniejsze leży na dnie szuflady (wtedy myślę patrząc na odłożone ważne papiery na bok: jak to się dzieje, że ta sterta sama rośnie) Zaglądamy na tik toka, który zajmuje nam pół godziny a później brakuje czasu by zadzwonić do bliskiej nam osoby. Dlaczego impulsywnie reagujemy na super ofertę czy promocję? Dlaczego tak się dzieje?
Później jesteśmy zestresowani bo nie potrafimy ustalić priorytetów a jest to istotne, ponieważ nasze zasoby jak np. czas są ograniczone.
Nie często myślimy o tym jaka jest różnica między słowem „ważne i pilne”. A w mowie potocznej często zamiennie stosujemy te pojęcia. Czy potraficie podać przykład rzeczy pilnej, która nie jest ważna? Nawet nienaturalnie to brzmi… Prawda?
Jeśli coś jest pilne to prawdopodobnie ma krótki termin realizacji. Dobrze byłoby zapytać siebie ile czasu nam zostało na jej wykonanie. Zadania ważne natomiast łączą się z konsekwencjami za ich wykonanie lub niewykonanie. „Deklaracja podatkowa: jest ważna… A telefon do bliskiej nam osoby? Też. W jednym przypadku mamy obowiązek a w drugim przyjemność (no chyba, że chodzi o zwrot podatku wtedy i PIT też jest przyjemnością). Jednak deklaracja podatkowa jest pilna w zależności od tego ile zostało nam dni na jej złożenie.
Ponieważ ważność i pilność to 2 parametry więc gdy umieścimy je na płaszczyźnie prostopadle do siebie stworzymy tak zwaną macierz Eisenhowera. Dzieli ona przestrzeń zadaniową na 4 pola:
Cz. I Rzeczy ważne i pilne czyli duże znaczenie, krótki termin: nieoczekiwane zdarzenia jak np. cieknący kran zalewa mieszkanie – klasyka przypadku 😊
Cz. II rzeczy ważne lecz nie pilne. Mają duże znaczenie ale można z nimi poczekać: to dla przykładu planowana naprawa kranu:
Cz. III rzeczy nieważne ale pilne, nie mają dużego znaczenia, ale krótki termin na realizację – one nas rzucają do błyskawicznej reakcji a nasz mózg to uwielbia: czyszczenie kranu przed przyjściem gości – czemu nie? (kran jest w złym stanie ponieważ jest do wymiany)
Cz. IV Rzeczy nieważne i niepilne, które nie mają znaczenia i mają dużą przestrzeń czasową. To klasyczne „pożeracze czasu”, nie poprawią naszego bytu, choć byłoby tak, gdyby były rzeczami ważnymi: wykonać zaprawki rdzy na kranie, który i tak trzeba wymienić… OK?
Głównym problemem jest fakt, iż nasze świadome dążenie nie do końca zgadzają się z naszą podświadomością. Chodzi o to, że mózg nasz nie do końca lubi to czego my chcemy, chyba że go wyszkolimy. Chcielibyśmy inwestować nasz czas w sprawy ważne, które mają dla nas znaczenie a więc grupa 1 i 2.
Mózg nasz jednak preferuje sprawy pilne, ponieważ generują one emocje. Podświadomie więc skupiamy się na sprawach grupy 1 i 3. Rzucamy się bezrefleksyjnie do spraw pilnych a potem brakuje nam czasu i sił na zadania z grupy 2, czyli tego co myśląc logicznie chcielibyśmy i powinniśmy wykonywać: planowana wymiana kranu aby nie był nagłym problemem w przyszłości?
Według niektórych badań prawie 25% czasu pracy spędzamy na zadaniach pilnych lecz bez większego znaczenia.
Dlaczego tak się dzieje i skąd biorą się rzeczy pilne? Najpierw ustalmy skąd biorą się zadania ważne i pilne. Są to zazwyczaj nagłe wypadki. Coś co nagle spada nam na głowę i wymaga naturalnie pilnej reakcji i tak dla przykładu: planowaliśmy szybciej wyjść z pracy na zakupy ale zepsuta drukarka nie pozwala nam na dokończenie projektu, który jest na dzisiaj
Tak też część ważnych, pilnych zadań przybywa z ćwiartki 2 na nasze życzenie. Jeżeli zignorujemy przegląd drukarki to może się ona zepsuć w najmniej pożądanym momencie. Tak się dzieje gdy pozostawimy zadania ważne niepilne bez działania i stają się one nagle pilnymi.
Jeśli więc zajmiemy się sprawami nieistotnymi lecz pilnymi zabieramy sobie czas na realizację rzeczy ważnych lecz nie pilnych i wpadamy w pętlę nie mogąc oderwać się od gaszenia pożarów.
Wtedy najlepiej wdrożyć pewną zasadę – zasadę zadawania pytań:
– czy to co chcemy właśnie wykonać jest rzeczywiście ważne?
– czy „tak szybko jak to możliwe” lub „promocja ważna do jutra”, na pewno ma limit czasu i trzeba to pilnie wykonać?
Jeśli to zrozumiemy będziemy mieć wybór i możliwość pozbycia się 25% zadań pilnych lecz nieistotnych.
Przedsiębiorca z wieloletnim doświadczeniem w realizacji autorskich projektów biznesowych. Nieprzerwanie pracuje nad tworzeniem nowych rozwiązań w zakresie zarządzania zasobami organizacji.